PanasenkoВ продолжение темы оформления трудовых отношений предлагаю обратиться к вопросам оформления трудовых книжек для принимаемых на работу граждан.

На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись – основание приема на работу, соответствующая сведениям, указанным в приказе.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работник не является совместителем (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запись о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

При приеме на работу работник может предъявить трудовую книжку без внесенной в нее записи об увольнении с предыдущего места работы. Отсутствие подобной записи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора. Такой отказ может быть расценен как ограничение прав при заключении трудового договора (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

В данном случае при заключении трудового договора необходимо обратить внимание работника на то, что отсутствие записи может повлечь сложности в дальнейшем, например, при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Так, может потребоваться представление дополнительных документов, подтверждающих период работы по трудовому договору в предыдущей организации (например, копия приказа об увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др.) (Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Отсутствие записи об увольнении не свидетельствует о том, что работник может заключать трудовые договоры только на условиях совместительства.

При этом работодатель обязан принять от работника при его трудоустройстве в том числе и трудовую книжку старого (советского) образца, которая была выдана на территории стран СНГ.

На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введенные в действие Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 N 1320, Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656, Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310, а также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Поэтому если на работу принимается иностранный гражданин из стран бывшего СССР (Белоруссия, Украина, Казахстан, Молдавия и т.п.) и предъявляет трудовую книжку старого образца, то сведения о приеме на работу нужно вносить в нее. Если же представлена трудовая книжка по иной, неутвержденной форме, то работнику нужно выдать новую трудовую книжку (как работнику, принимаемому на работу впервые) (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.06.2005 N 908-6-1).

В трудовой книжке указываются сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и награждениях (ст. 66 ТК РФ). Факт заключения договора гражданско-правового характера не отражается в трудовой книжке (ст. 11 ТК РФ).

Заполнение раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке производится на основании приказа о приеме на работу и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: «11.02.2009».

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

— о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

— о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» (п. 1.1).

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП «Гознак». Работодатели приобретают их на основании договора, заключенного с данным предприятием либо через распространителей, отвечающих его требованиям (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н). Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них, приобретенные работодателем, учитываются в приходно-расходной книге, которая ведется бухгалтерией предприятия, и хранятся как документы строгой отчетности.

Для оформления новой трудовой книжки работодатель или лицо, ответственное в организации за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, получает бланк в бухгалтерии и заполняет его в соответствии с Инструкцией по заполнению. Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следует различать порядок оформления новой трудовой книжки (в связи с ее утратой, порчей и другими случаями) и дубликата трудовой книжки.

Оформление новой трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ) предусмотрено в случаях поступления на работу впервые или приема заявления от работника об утрате, повреждении или иной причине отсутствия трудовой книжки и является обязанностью работодателя, с которым работник заключает трудовой договор.

Дубликат трудовой книжки оформляется только работодателем по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При приеме на работу лица, утратившего трудовую книжку, необходимо получить от него заявление об оформлении новой трудовой книжки. На основании данного документа, в котором отражается причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, иная причина), работодатель либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, заполняет новую трудовую книжку работнику в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

— фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

— дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

— запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1);

— профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

— дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

— правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Далее заполняются сведения о приеме на работу по следующим правилам (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее № 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (п. 1.1).

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

— о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

— о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях:

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

— при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Записи в трудовую книжку вносятся на основании представленных работником документов. Порядок их внесения определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

— фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

— дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

— запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.) (п. 2.1);

— профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

— дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

— правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Запись, нередко встречаемая в трудовых книжках работников: «Трудового стажа не имел», не предусмотрена Инструкцией по заполнению трудовых книжек и не должна вноситься.

Перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника вносятся следующие записи (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

— о времени военной службы;

— о времени службы в органах внутренних дел;

— о времени службы в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

— о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

— о времени службы в органах налоговой полиции;

— о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

— о времени службы в таможенных органах;

— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Нормы трудового права не предусматривают удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы. Порядок взимания платы с работника при выдаче трудовой книжки может устанавливаться локальным нормативным актом организации.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция №69) утверждены: Инструкция по заполнению трудовых книжек, форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены существенные изменения в части уравнения в правах работодателей – индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, которые коснулись и ведения трудовых книжек. Ранее трудовой стаж работы у индивидуального предпринимателя подтверждался только трудовым договором, зарегистрированным в соответствующем органе местного самоуправления. Теперь, начиная с 6 октября 2006 года, индивидуальный предприниматель не только может на общих основаниях вести трудовые книжки на работников, он обязан это делать, но при этом законодатель забыл сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у индивидуального предпринимателя по состоянию на 6 октября 2006 г.

Ведение трудовой книжки – это длящийся процесс заполнения трудовых книжек, соответственно работники могут потребовать у индивидуального предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника трудовую книжку, но и в случае, если у работника отсутствует трудовая книжка, выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 6 октября 2006 года.

В связи с этим Письмо от 30 августа 2006 года №5140-17 Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации содержит следующие разъяснения:

«….в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября, в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания».

То есть в интересах работника теперь индивидуальный предприниматель может внести блок записей, подтверждающий период работы данного работника с указанием записи о приеме (состоявшемся до 6 октября 2006 года) и увольнении (состоявшемся после 6 октября 2006 года). Указание индивидуальным предпринимателем записи только об увольнении безосновательно.

Кроме того, на основании приказа заполняется личная карточка (форма №Т-2), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а) и вносятся сведения в другие кадровые документы. Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата Российской Федерации №1) утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

 №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-2 «Личная карточка работника»,

№Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»,

№Т-3 «Штатное расписание»,

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-7 «График отпусков»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

и др.

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

№Т-51 «Расчетная ведомость»,

№Т-53 «Платежная ведомость»,

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Работодатель должен провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством, в том числе соблюсти правила заключения трудового договора и оформления кадровой документации.

Некоторые особенности оформления трудовых отношений работодателем – индивидуальным предпринимателем разберем далее.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Общий порядок заключения трудового договора, его содержание и сроки его действия определяются разделом III ТК РФ. Отметим, что законодатель специально выделил некоторые особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, в том числе особенности заключения трудового договора, которым посвящена глава 48 ТК РФ.

Согласно статье 303 ТК РФ в обязанности работодателя — физического лица включено следующее:

—   в письменной форме (не позднее трех дней со дня фактического допуска работника к работе) оформить трудовой договор с работником, зафиксировав в нем все условия, являющиеся обязательными для работника и работодателя;

—   уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами (индивидуальный предприниматель обязан встать на учет в Пенсионный фонд как страхователь);

—   оформлять страховые свидетельства государственного пенсионного страхования для лиц, поступающих на работу впервые.

Теперь работодатели индивидуальные предприниматели не обязаны осуществлять уведомительную регистрацию трудового договора в органе местного самоуправления.

Данная обязанность оставлена только для работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. Он обязан (с 6 октября 2006 года со дня вступления в силу новой редакции ТК РФ) не только оформить трудовой договор с работником в письменной форме, но и зарегистрировать этот договор в соответствующем органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией).

Кроме того, в обязанности работодателя — индивидуального предпринимателя в соответствии со статьей 309 ТК РФ входит ведение трудовых книжек на каждого работника.

Рассмотрим порядок документального оформления и учета отношений индивидуального предпринимателя и работников. В соответствии со статьей 4 Федерального закона 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность ведения бухгалтерского учета распространяются на организации, то есть на юридические лица. Для граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, указанной статьей предусмотрено ведение учета доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации. Данный порядок определен  Приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 13 августа 2002 года № БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Пункт 9 указанного порядка требует, что выполнение хозяйственных операций предпринимателями, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие возможность проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах.

Таким образом, индивидуальный предприниматель в целях учета труда и его оплаты обязан применять те же формы первичной учетной документации, что применяются организациями: Приказы о приеме на работу, Штатное расписание, Расчетно-платежная ведомость и тому подобное.

Отметим некоторые особенности налогообложения, возникающие у предпринимателя при использовании труда работников. Расходы на оплату труда производственных работников являются расходом, связанным с производством и реализацией и могут быть учтены предпринимателем при расчете налога на доходы физических лиц (или в составе расходов при применении индивидуальным предпринимателем упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения, доходы, уменьшенные на величину расходов) (статья 221 и статья 346.16 НК РФ). Индивидуальный предприниматель при осуществлении выплат, связанных с оплатой труда, выступает налоговым агентом и обязан удержать и перечислить в бюджет из доходов работников налог на доходы физических лиц (статья 226 НК РФ). Индивидуальный предприниматель также обязан уплачивать взносы на обязательное пенсионное страховании, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и единый социальной налог (при применении общего режима налогообложения).

Необходимо уделить особое внимание грамотному ведению документооборота, поскольку очень часто от качества документального оформления трудовых отношений зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным, поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком — организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Соблюдение указанных норм трудового законодательства позволит избежать лишних напряженных ситуаций, вызванных обращениями работников в прокуратуру, инспекцию по труду или суд, а также сэкономит Ваши денежные средства, исключив уплату штрафов, неустоек, компенсаций и т.д.

—

Адвокат Урало-Сибирской коллегии адвокатов Свердловской области

С.В. Панасенко.